第三章 如何进行时间管理

如何进行时间管理？不妨可以先从分析过去的时间消耗状况入手，一句话，过去的一段时光过得是否无悔？有没有浪费时间？工作效率怎么样？等等，然后再有针对性地进行改善。

3.1 一定只做正确的事

时间管理，不是让你在一天中，像一个机器人一样忙忙碌碌做很多事情，而是要选择做正确的事情。

所谓时间的浪费，是指对目标毫无贡献的时间消耗。如果你把时间花在不正确的事情上，即便把日程安排地满满当当又有多大意义呢？

“做正确的事情”远比“把事情做正确”更为重要。

当然，找到正确的事情并不是一件容易的事，我认为，大家可以这样问一问自己：

①如果今天是我生命中的最后一天，我要做什么？如果有三个月的时间，我应该做什么？如果有一年时间，我愿意做什么？如果有十年时间，我还可以做什么？

②我的人生规划是什么？我的阶段性人生目标是什么？我当下所做的事情，是否有利于人生规划的实施，是否有利于人生目标的达成？

以前，我曾先后迷恋两款游戏，一个是《暗黑破坏神2》，一个是《模拟城市4》。特别是《模拟城市4》，从2003年秋天第一次接触的时候，我就迷恋上了它。我喜欢以自己的设想，去创建一个城市，我精心雕琢海边的美丽别墅或精致的高层住宅，幻想将来的自己也可以住上那样的房子。

可是，虽然我痴迷于游戏，但我心中依然清楚地知道，游戏毕竟还是游戏，游戏中的场景无论多么美好，那也只不过是虚幻的空中楼阁。

我必须通过在现实生活中的努力，用自己勤劳的双手去创建美好的生活。虽然现在，我还是非常喜欢这两款游戏。但是，我始终明白，我的时间应该拿来做更重要的事，而不是消耗在对人生规划毫无帮助的游戏上。

3.2 给事项清单做减法

你是否每天的事项清单都排得满满当当，雄心勃勃要完成所有的任务？

你是否全情忘我地投入事业打拼，把996当成常态，却发现事情总也做不完，焦头烂额、疲于奔命，健康拉响了警报，亲情也亮起了红灯，没有喘息的时间，更没有独处的时光。

虽然你已经足够勤奋，但事情却是永远做不完的。即使你想通过提高效率来解决时间管理的问题，然而，这只不过是一个遥不可及的梦罢了。

比如我自己，十年前我就意识到，我迫切需要提高自己做事的效率，但这么多年过去了，我发现我的效率并没有提高多少。

人不可以永生，自然时间也是有限的，有限的人生不可能完成无限的事情，我们要克制自己的欲望，给自己的事项清单做减法，把好钢用在刀刃上。

人生不在于做多少事情，而在于把那些少数正确的事做到极致。

比如我自己，2010-2012年进行第一轮个人知识管理时，当我完成人力资源、企业文化、企业管理、个人成长等系列内容时，考虑到自己不可能面面俱到，要聚焦某一方面才更有力量，才能凝练出核心竞争力，于是取消了企业生产、营销等方面的研究计划。

2022-2023年进行第二轮个人知识管理时，我又进一步对个人知识体系做减法，将里面企业管理、人力资源等内容剔除，进一步聚焦企业文化方向，并花了大约一年的时间研究传统文化，将文化与企业文化这个专题尽可能做得更细致一些。

3.3 给事项清单排次序

3.3.1事项清单的来源

我们每天的第一件事，会给自己列出当天的工作事项清单。那么，这些事项清单是如何确定的呢？

①月/周目标的分解或计划的安排

②各种临时插单或紧急任务

③已经预约的安排

④各种未完成事项（历史累积）

⑤不得不处理的生活琐事

3.3.2临时任务的处理

身在职场，身不由己，每天总会有各种临时任务需要处理。当遇到这种情况该怎么办呢？个人建议如下：

①随时记录，避免事项的遗漏

②预约事项安排到对应时间点并设置提醒

③临时插单（一般都很重要）根据缓急程度安排

④所有新增事项汇总到“待完成”事项清单

3.3.3事项清单的排序

如何对每日事项清单进行排序？首先，要通过“四象限”模型对当天的事情进行分析和归类。一开始时可能需要画一个象限图进行分析，熟悉了之后，直接可以在心中分析，纸上罗列。

①重要紧急：危机事项（比如看病、救火）；燃眉之急的问题或任务；重要不紧急象限拖延转过来的事项。

【处理措施】马上去做。

【分析】如果你每天总是做这个象限里的工作，说明你的生活焦头烂额，是一个疲于奔命的“救火队长”，迫切需要优化你的时间管理。

②重要不紧急： 远景规划的制定；问题的发掘与预防；公司的管理优化；企业文化的建设；团队的建设与培训；技术的精进与创新；市场机会的发掘；客户关系的维护等等。

【处理措施】定出时间待会做。

【分析】如果你每天大部分的时间做得是这个象限里的工作，说明你的工作或生活淡定从容，让人羡慕。

③紧急不重要：批阅日常文件；不速之客到访；工作例会；接电话；收快递等等。

【处理措施】短时间尽快处理、授权他人去做或改期处理。

【分析】如果你总是处理紧急但却不重要的事情，很可能每天忙忙碌碌却劳而无功，只有苦劳难有功劳，虽然工作辛苦，可能绩效考核的成绩却并不理想。

④不紧急不重要：日常琐事；等待/闲聊/闲逛/卖呆；无谓的会议或应酬；某些嗜好（游戏、影视、小说）；自我干扰（朋友圈/短视频/手机跳出的新闻）等。

【处理措施】不做或打发时间、有空闲时再去做。

【分析】如果你每天做的都是不紧急也不重要的事情，要么你对未来充满迷惘，无所事事；要么你是人生赢家，在享受人生。

再次，根据事项的轻重缓急制定每日事项安排表（参见下表）