【清代文官行文的基本原则】
在清代，针对京内外各个衙门所使用的文书，制定了统一且规范的制度。具体而言，无论文书的行文方向是上行、下行还是平行，皆需严格遵循相应的定制，诚如所言：“凡官文书，上行下行平行，各别有制。”
所谓上行文，乃低品级衙署向高品级衙署所呈递的公文运作形式；下行文，则是上级机构针对下级机构所施行的行文方式；而平行文，指的是品级相同的衙署之间展开的公文交互往来。此三种行文类别，在行政运作体系中，各自承担着特定的信息传递与公务沟通功能，共同构建起完整的公文流转架构。
例如，于京师各衙门与宗人府之间的公文往来存在特定规制。京师各部院向宗人府行文时，采用“咨呈”这一文种；而宗人府对各部院行文，则使用“咨”。此差异源于宗人府在行政等级上相较各部院稍高，然而，二者并非典型的严格上下级隶属关系。基于这种特殊的行政架构关系，在公文格式及用词等行文方面，仅呈现出细微差别。
例如，在古代官府文书往来体系中，六部作为从一品衙门，与多为三四品的各寺、监之间，因存在显著等级差异，故六部行文至寺、监时，采用上级对下级的常规通用文书格式——“札”。反之，各寺、监行文于六部，则使用“咨呈”。从该文书名称的语义内涵分析，“咨呈”体现的是下级衙门向上级衙门，或者低等级机构向高等级机构进行汇报的行文逻辑。
在封建官僚体制中，都察院与六科具有独特地位。明代，此二者各自独立运行，有着明确的职能划分与组织架构。然而，至雍正时期，朝廷对监察体系进行重大调整，推行科道合一之制，将六科整合并入都察院。经此变革，六科遂成为都察院下属的特定机构，其职能与运作皆融入都察院整体监察体系之中。
然而，六科在体制中始终占据重要地位。因而，在与都察院行文时，采用的并非 “咨呈”，而是 “呈文”。虽 “呈文” 与 “咨呈” 存在一定相似性，但 “呈文” 在措辞表达上，相较 “咨呈”，略减了几分谦抑之意。
与之同理，在封建官僚体系中，各省督抚与六部从名义而言，存在上下级之序。然而，鉴于督抚依惯例兼任兵部与都察院相应官衔，在名分上亦归属部院“堂官”范畴。基于此，督抚行文至六部时，采用“呈文”这一特定文书形式。
在清代公文体系中，官员向皇帝呈递的文书占据核心地位。其主要类别为“题本”与“奏本”。具体而言：
在政务处理规范中，各类涉及朝廷内外、机构上下的公事，均以题本作为正式的上行文书；而官员个人相关的私事，则采用奏折形式上奏。若出现将本应通过题本奏报的事务以奏折呈上，抑或本应使用奏折奏明的事项却采用题本的情况，涉事官员将面临罚俸三个月的惩处。
在政务处理中，题本与奏本不仅在概念范畴上需严格区分，不容混淆，且于具体书写格式方面，亦务必精准无误，不得有丝毫差错。一旦有所违背，便将面临严苛惩处。据《大清会典》记载，惩处内容具体如下：
对于题奏事件，若其本应密封却未密封，或者本不应密封却进行密封处理，相关责任人皆将被处以罚俸六个月的惩处。
若于文本之内出现衔名书写错误、字画存在讹误，抑或是于旁侧添加注释等情形，相关人员皆将被处以罚俸一月之惩处。
若在题奏事件中，为求简便而采用官名、地名之简称，抑或出现列衔列名与既定体制相悖之情形，相关人员将被罚俸三月。
在公文处理过程中，若出现抬头错误，司职官员将被处以罚扣三个月俸禄的处罚，而堂官则罚扣一个月俸禄；若存在缮写潦草之情形，司职官员亦需罚俸三个月；对于翻译有误的情况，负责翻译的笔帖式将被罚俸两个月。
若本章出现墨染或破损之情形，涉事人员将遭罚俸一月之惩处；若于本内擅自挖补年月，相关责任人则会被处以罚俸六个月之处罚。
在封建王朝的政治体制下，官员向皇帝呈递题本与奏本，此乃意义重大且庄重肃穆之举，其间深刻彰显了皇权独尊这一核心原则。
【按制式用印】
印信，作为权力与威严的象征，在封建国家的行政体系中，充当着各机关间行政指令传达与指挥的关键媒介。其中，清代所施行的印信制度堪称严谨，该制度对于提升国家机构行政效能具有举足轻重的意义，在封建行政制度发展历程中占据着独特地位。
对于各衙门官印，依据等级差异，在材质、印纽、尺寸、文字及文体等方面均设有详尽规制。鉴于此内容已在先前文章着重阐述，故在此不再赘述。
在各行政机构中，均明确指定了特定的印信收掌人员。印信收掌者肩负着不可推卸的责任，严禁随意将印信移交予其他人员；同理，非指定收掌人员，绝不可擅自接手印信管理工作。
例如，于地方行政体系中，各省布政司、按察司、盐运司以及府级机构之经历官印，皆由经历官员自行执掌。若上级官员擅自将经历之印信收缴并私自使用，依据相关规定，该上级官员将面临降一级调用之惩处。
在行政事务中，印信的遗失被视作极为严重的失职情形。无论地方各级官员的官印存放于衙门之内，抑或官员私邸之中，一旦遭窃贼盗取而致丢失，相关官员即面临革职之惩处。然而，若在印信遗失后，官员能够凭借自身能力成功寻获并拿获窃贼，则可酌情减轻处分，不过，所受最轻处分亦为降一级调用。
于京城之内，各衙署对堂印的管理秉持更为严谨的规范。具体而言，每月会安排四名司官依序轮流负责监用堂印，且在使用堂印之际，有着特定的要求。
每月，均会专门选派满、汉司官各两名，共计四员，依日期依次轮流负责监用堂印。每日，笔帖式需依规领取堂印钥匙，届时开启堂印。先用印于寻常稿件，而后用于题本。用印完毕，笔帖式需将堂印钥匙及印单交予承笔帖式，由其呈送。此外，每当监印司员履职期满一月，需提前呈文至堂署，以便派员进行更替交接。
在明代以降的历史时期，官员任职的印信制度发生了显著变化。明代之前，官员履新之际，通常会铸造专属新印以行使职权。而自清代起，印信交接制度得以确立，依据相关规定，前任官员在卸任交接时，务必将旧印完整移交给继任者。唯有在极为特殊的情形下，才会另行铸造新印。
随着时间的推移，印信因长期使用，易出现字迹漫漶或损坏等状况。一旦发生此类情形，便需及时予以更换。若官员在印信字迹呈现漫漶之态时，未能即刻奏请更换，将处以罚俸六个月的惩处。当新印颁发后，倘若官员未在规定期限内上缴旧印，同样会被施以罚俸六个月的处罚。
在印信使用规制方面，有严格的既定准则。于京城内，各衙门理应依据规范，正确选用相应印信。若出现应使用堂印却错用司印，或该用四印却误以堂印代之的情况，以及地方各级官员印信使用不当，均将被处以罚俸三个月的惩处。
于外部各衙门间流转之公文，以及呈送上级部门之各类事项文书，均应于文书正面加盖印章。文书如有增添批注或拼接接口之处，同样需加盖印章以作标识。若出现印章遗漏未盖之情形，相关责任人将处以罚扣一年俸禄之惩处。
于京城及外地任职的各级官员，在用印过程中，需严格遵循登记造册制度。各层级衙门均置有“号簿”，用于详尽记录官员用印的具体时间与用印数量。一旦出现未及时登记或登记信息失准的情况，涉事官员将面临罚俸一年的惩处；若情节较为严重，还会遭受降级乃至革职的处置。
