工程建设监理资料的整理，是保障工程质量、规范施工流程的关键环节。本文将从资料分类、归档流程、质量控制、人员职责以及电子化管理等多个维度出发，结合行业规范与实践经验，梳理监理资料整理的核心要点，帮助从业人员实现高效管理。

一、资料分类管理：搭建清晰架构

（一）按来源分类

1. 建设单位资料：合同文件、施工许可证、规划文件等。

2. 施工单位资料：施工组织设计、材料报审表、隐蔽工程验收记录等。

3. 监理内部资料：监理规划、实施细则、旁站记录等。

（二）按阶段分类

1. 施工准备阶段：设计文件（图纸、地勘报告）、施工合同、开工报审表等。

2. 施工过程阶段：监理日志、质量验收记录、工程变更单、安全巡查记录等。

3. 竣工验收阶段：竣工图、质量评估报告、整改通知书等 。

二、标准化归档流程：保障资料可追溯

（一）及时归档原则

各阶段资料在监理工作结束后，应立即整理归档，避免资料积压。同时，按照《建设工程文件归档整理规范》要求，划分保管期限，分为永久、长期、短期。

（二）立卷与编目规范

1. 按单位工程分组：以施工时间顺序和工程部位为线索，进行分类编目。

2. 档案盒标签化：在档案盒上标注工程名称、资料类别、卷号及日期，方便快速检索。

三、质量控制与关键记录

（一）核心文件要求

1. 监理日志：详细记录每日施工活动、监理巡查内容、工料机动态以及问题处理情况。

2. 旁站记录：记录关键工序（如混凝土浇筑、桩基施工）的监督细节，注明施工部位、出现的问题及整改情况。

3. 试验见证资料：材料复检报告、混凝土试块检测等资料，必须签字齐全，数据真实可靠。

（二）验收与整改闭环

1. 隐蔽工程、分部分项工程验收资料，需经各方签字确认。

2. 安全隐患整改单、监理通知单，需附上整改回复，形成闭环管理。

四、人员职责与规范管理

（一）分工明确

1. 总监理工程师：统筹资料管理工作，审核重要文件，如监理月报、评估报告等。

2. 专职资料员：需持证上岗，负责日常资料的收集、分类以及台账登记。

（二）合规性要求

1. 文件签认严禁代签或越级审批，确保原始记录真实有效。

2. 对于保密工程资料，需按约定单独归档，防止信息泄露。

五、电子化与长期管理

（一）数字化工具应用

1. 采用电子文档管理系统，如城建档案管理系统，实现文件编号、检索及备份的自动化。

2. 扫描纸质文件存档，建立电子目录与关键词索引，便于查询。

（二）定期维护

1. 每季度清理过期文件，如临时施工方案，优化存储空间。

2. 重要资料进行本地和云端双备份，防止数据丢失。

结语：监理资料整理工作贯穿工程管理的全生命周期。通过科学分类、规范归档、严格质量控制以及数字化赋能，可以显著提升管理效率，为工程质量与合规性提供有力保障。

引用规范：《建设工程监理规范》（GB/T 50319）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）